如何開會？如何向會議要效益？這是每個組織及每個組織成員都應該思考的問題。東方出版社引進日本一套“向會議要效益”叢書，就是解決會議不無聊的，讓會議更有效率，是每一個職場中人的必備！本系列圖書共四本，《向會議要效益1：好會議是策劃出來的》、《向會議要效益2：視覺化你的會議》、《向會議要效益3：讓會議抓住焦點》、《向會議要效益4：用會議激活團隊》。每一位期待在職場中有所作為的人都需要認真研讀。

　　什么是研討會？

　　Workshop的原意是“工作室”、“工作場地”、“作業場地”。請聯想一下很多人手持工具、全身心地投入到生產當中的場面。因此，所謂的Workshop（以下譯為“研討會”），意為主動參加活動的成員通過協同合作進行創作和學習的場面。

　　會議和培訓為什么就不盛行呢？

　　我想：現代人較為熟悉的不是工作室而是工廠。而工廠中最典型的就是會議和培訓。

　　會議和培訓大多都是強制參加的，參加者往往缺乏自主性，也沒有什么能夠有效調動參加者自主性的好方法（或許壓根兒就不想調動參加者的自主性）。結果，當事人往往會因為責任意識低下而形成事不關己或自作主張的態度。

　　并且在會議或培訓中，按照預先安排好的既定內容開展討論的情況越來越多。即事先設定所謂的結論著眼點和學習目標，并朝著此方向單方面地推進。如此一來，認同變成了說服，學習變成了灌輸。

　　因此，主持人和演講者便成了會場上的主角，而參與者不得不充當配角。換言之，就如同管弦樂隊的演奏，全體人員都按照既定的程序，遵從指揮者的指示，忠誠地履行著各自的職責。

　　參與者才是研討會的主角

　　與之相對，如果用音樂來比喻的話，研討會更近似于爵士樂（爵士樂即席演奏會）。

　　主動參加研討會的成員要時刻保持著自己身為當事人的責任意識，而且還要通過共同協作，完成研討會的各項任務。這里有最低限度的規定，即讓所有人的智慧和個性互相碰撞、激蕩，通過團隊協作的精神，從而創作出此時此刻的美妙“音樂”。并通過這個過程，達成團隊和成員共同學習成長的目的。

　　雖然掌控活動的人是主持人，但主角始終還是各位參與者。參加者們交流意見，產生巨大的“相互作用”。而主持人的作用就是依靠活動促進和幫助會議產生豐碩成果和引導參加者相互學習。

　　那么，在大致了解了研討會的含義后，讓我們來看一下研討會的實際現場吧。

　　此時此地發生的事情

　　在研討會中，最重要的就是此時（Now）、此地（Here）所發生的事情。此時此地“產生的新事物”，即創新性。這是研討會的靈魂所在。

　　有著不同的經驗、思維和想法的參與者們齊聚一堂。將這些“素材”都放入研討會這口“大鍋”中，慢慢地“煮透”。若這些見解相互碰撞，融合出創新的點子，那么在這口“大鍋”中就會產生各種各樣的現象。這就是此時此地所發生的事情。

　　那如何才能把它做成一道新“菜式”呢？這就要靠大家的智慧了。既有進展不順利而草草結束的時候，也有順順利利做出“美味佳肴”的時候。老實說，不親自嘗試的話，是無法知道最后會變成什么“味道”的。但就算沒有體驗過這種“味道”也沒關系。有時候反而是沒有相關實踐經驗的人更能設計出富有創造力和創新性的研討會。

　　培養自主性和互動性

　　因此，如果大家不用心“提供自己的材料、齊心協力烹制‘菜肴’”，那么研討會就無法順利召開。況且，如果“素材”的味道，即成員的智慧和能動性沒有充分發揮出來的話，就無法烹制出美味佳肴。因此成員的自主性是研討會的決定性因素。

　　此外，另一個決定性因素是互動性。在研討會中，匯集了各種獨特和具有個性的“素材”。讓這些“素材”相互碰撞，引起質的變化，從而激發出整個團隊的創新思路。換句話說，如何調味，即如何發揮協同效應，便是研討會的妙處所在。

　　研討會的5個特征

　　讓我們重新對研討會的特征進行整理：

　　第1個是“參與”。沒有各類成員的積極參與，研討會就無法召開。參與與否及懷著多少熱情參與，都完全取決于自己。參與者要始終保持主動性，齊心協力召開研討會。

　　第2個是“體驗”。所有與會成員都擁有各自的體驗，以這些成員的實踐經驗為基礎而組織的活動即為研討會。此外，參加者通過研討會擁有了共同的體驗，從而產生了在日常生活中得不到的創新成果和學習機會。

　　第3個是“協作”。通過資源共享、對話交流等形式的協作，激發參加者的互動性（協同效應），進而激發研討會的活力。可以說協作就是研討會的核心。

　　第4個是“創造”。發現憑一己之力想不到的點子，創造出只有具備自主性的參加者才能取得的成果。取得讓人意想不到的創新成果，就是研討會的妙趣所在。

　　最后一個是“學習”。通過參加者積極的互動，認識到憑一己之力無法察覺的事物，同時培養全體人員的學習能力。即使是以創造為目的的研討會，也可以通過這個流程激發參加者的學習熱情。因此，要想讓個人或團隊成長的話，研討會是一種不可或缺的方法。

　　研討會的3大類型

　　雖然統稱為研討會，可根據領域的不同，其內容也有很大區別。我將會概括敘述研討會的應用領域，同時分析當今研討會如此盛行的原因。

　　研討會的起源是作為針對個人問題而實施的心理治療手段，以及通過集體手段解決組織和社會中的各類問題的活動。換言之，改變“人·組織·社會”的方法就是研討會，這是第1類。如今它被分為3大類型，并且被廣泛應用于多個領域。

　　對于商務人士而言，最為熟悉的就是以解決組織問題和謀求組織發展為目的的組織型（問題解決型）研討會，這是第1類。第2類是分析社會課題的社會型（建立共識型）研討會。第3類是以個人的教育、學習、成長為目的的人類型（教育學習型）研討會。

　　但是，許多研討會常常無法被明確地歸為某一類型。因此，我們再介紹一下集多種要素于一體的研討會類型。

　　組織型（問題解決型）研討會

　　不限組織的種類（固定組織、項目組、團隊）和目的（營利·非營利），在多個方面都可應用，這就是組織型研討會。例如，它被應用于以下方面：

　　●保證各類會議和項目的順利開展

　　●改善業務流程和解決現場問題

　　●促進組織重組和M&A時的組織融合

　　●運營管理NPO等主題型組織

　　●推進合作型銷售和商品開發

　　●流程咨詢活動等

　　所謂組織（團隊），就是為了實現特定目標而建立的團體。組織中最核心的內容是適應環境變化、持續提供價值。若不能實現這個目標，組織就無以為繼。

　　但是，近年來環境變化的幅度、復雜性及速度都迅猛提高，使領導者很難做出決策。并且，徘徊在決策的金字塔下是無法靈活應對環境變化的。一直以來被認為行之有效的“收集信息給領導者，領導者做出決策，成員服從”的管理模式已經迎來了不得不進行大幅改革的時期。

　　也就是說，應該不分組織內外，召集與問題直接相關的人員，自主解決問題。建立小型團隊和項目組，激發各類成員的智慧和積極性，通過互動方式思考出優質的問題解決方案。尋找正確答案固然重要，但更為關鍵的是如何建立迅速解決問題的機制。作為其方法論，研討會備受關注。

　　社會型（建立共識型）研討會

　　在社區建設等非商業領域中，應用較多的是以廣大參加者達成共識為目的的社會型研討會。即便在企業活動中，如果不想通過職務權限，而想以全員一致同意（共識）的方式推進議程的話，也可以應用這類研討會。以下列舉了其主要的應用領域：

　　●樹立組織和團體的理想（目標）

　　●促成社區建設和地方自治等團體的社會性共識

　　●促進各類團體活動的開展

　　●管理工會、自治協會、PTA等全員參加型組織

　　●管理NPO和社團活動等志愿者團體

　　●達成環境、生命**、人權等普世價值型共識等

　　若組織和社會能夠共享被稱為“元敘事”的意識形態和理想，那么在管理運營上就較為容易。只要在體現意識形態和理想的領導者的指導下，建立嚴密的制度進行管理即可。

　　然而，在當今元敘事消失、意識形態復雜化的時代，這種方式已不再有效。因為在人類價值觀和生活方式多樣化的社會中，沒有人會接受單一方向性的管理。

　　要想讓成員真正接受，就只有讓成員參與決策。成員親自參與，決定自己的方向。自己的事情自己決定，自己去實施。這才是自治的本質、民主主義的出發點。從“階級（金字塔）型社會”向“分散式自治合作（網絡）型社會”大幅度變革的當今世界，推動這一切向前發展的具體方法論就是社會型研討會。

　　人類型（教育學習型）研討會

　　不論何種組織或社會，在各種教育及學習場合都可以應用，這就是人類型研討會。該類型的研討會是研討會的鼻祖，歷史最為悠久，如今被應用于多個領域：

　　●人類關系和自我改變（成長）的培訓

　　●各種組織和團體的團隊建設

　　●職業開發、人生規劃發展、就業援助

　　●有效利用體驗式學習的研討會·培訓

　　●人權教育、國際教育、環境教育等社會（終生）教育領域

　　●學校教育（教學科目、綜合學習、班級管理）、教學能力開發（FD）

　　●話劇、音樂、美術等自我表現和創作活動等

　　說起傳統的教育和學習，教師單方面向學生傳授知識是普遍的形式。然而，這樣僅局限于頭腦理解的程度，很難與實踐行動結合起來。這樣的方式僅僅對學習有益，而對于解決個人所面對的問題、改變自我等方面并不適用。

　　無論是什么人，都會有自己的生活經驗和知識積累。不能粗暴地替換原有的知識和經驗，而要在團隊中進行深入的交流碰撞，然后重新排列組合，從而**出新的意義。或者根據現場的體驗（在自己身上或團隊中發生的事情），從而發現新的知識。這才叫心領神會，這才叫真正意義上的“明白”。

　　因此，隨著社會的發展，“以教師為主體的學習”已經向“以學生為主體的學習”轉變，教育形式發生了翻天覆地的變化。不再預先設定學習內容，而是通過自省和互動當場產生。因此，人類型研討會對于這樣的社會建構主義式學習來說是不可或缺的。

　　在重大變革中應采用復合型研討會

　　具備這三大要素的研討會被稱為復合型（變革型）研討會。其中的典型就是以解決糾紛為目的的研討會。

　　該研討會的交流主題涵蓋了從解決個人內心糾葛到處理世界級爭端等一系列問題。人·組織·社會的變革同步推進，可以說是研討會發展進化后的形態。此外，后面會講到的無預設結構的研討會（主題和計劃都不做特別規定，任憑現場情況自由發揮的研討會形式），其目的根據主題和參與者的不同而不同。

　　有時也會將三類研討會連續關聯在一起。具有代表性的是規模宏大的組織變革研討會。具體實施細則為：首先在人類型研討會中提高相互的關聯性，然后在社會型研討會中建立改革的理想構圖，最后在組織型研討會中**出具體的改革方案。

　　研討會的3要素

　　何為研討會的設計

　　雖說在研討會中自主性和互動性十分重要，但盲目召集人員，光靠“來吧，發揮你的自主性”、“拿出更多的互動”等激勵的語言是無法順利召開研討會的。

　　為了成功召開研討會，事先應進行充分的籌備。如召集誰，主題是什么，如何營造便于大家交流的氣氛，如何使用給予的時間，等等。有了吸引人員參加的亮點、促進合作的方法以及解放創造力的手段之后，研討會的內容才會變得豐富多彩。

　　考慮到這些，首先應把握研討會的結構。研討會由以下三個要素構成。

　　?團隊（小組）

　　?程序

　　?主持人

　　其中，事先組建①團隊（小組）和設計②程序的行為在本書中被稱為研討會·設計（有時也被稱為參加計劃設計）。此外，策劃研討會的人被稱為研討會設計者。

　　團隊（小組）——部署人員和設施

　　研討會中自主性和互動性的發揮程度，相當一部分取決于將什么樣的“人員（團隊）”安排在什么樣的“設施”中。

　　關于集體，在組織型研討會中多被稱為團隊，在人類型研討會中多被稱為小組。考慮到本書的讀者多為商務人士，在參加研討會時抱有共同目的，因此筆者采用團隊一詞進行闡述。

　　組建團隊（小組）的最大要素是參加人員。需要考慮的事項有：參加研討會的人數多少才合適，符合條件的人是誰，應該讓誰去收集各種信息和意見，如何搭配參加人員才能讓研討會氣氛活躍，等等。

　　另一方面，設施就是團隊活動的環境。根據放松心情、方便參與、利于思考、成員能夠“擦出火花”、讓體驗易于轉換為學習成果等目的，營造能夠促進活動順利開展的環境。

　　筆者曾在豪華客房舉辦過研討會。明明環境極為舒適，然而不知為何，會議一旦開始卻難以集中注意力。而且談話的聲音被房間吸收，怎么都無法產生那種眾人七嘴八舌熱烈討論的氣氛。

　　因此，人的心情受環境的影響很大。只改變日常會議的地點，成員和計劃照舊，氣氛卻完全不同了。正因為如此，才有必要細心地布置環境。

　　此外，不僅要考慮如何把參加者召集到現場，還要考慮召集的流程等。安排方便成員參加的與會時間及地點，想好通知方式，琢磨和參加者打招呼的方式。把這些綜合起來，就成了團隊設計。有時也稱之為參加形態設計。

　　程序——設計腳本

　　如果將優秀的成員召集到理想的環境中，研討會就會自然而然地開始運作。說得夸張些，就算“袖手旁觀”，也能得到優秀的成果。但也未必總是如此。不僅成員之間存在差異，而且還受到環境的制約。最根本的問題是，等待相互作用自然發生需要耗費較長的時間。

　　因此，不管參加者水平層次如何，都要保證讓研討會在限定的時間內產生相應的成果。而程序則是不可或缺的元素。它不僅可以中和環境所帶來的積極與消極影響，還能促使活動順利進行。

　　在研討會中必須要樹立“我要做這樣的事情”的目標。為了有效地達成這一目標，就需要腳本。即在研討會的規定時間內，按照怎樣的順序做些什么。必須事先考慮好操作順序，并且要將它們有機地結合起來。

　　例如，召集初次見面的參加者，然后馬上讓他們討論“應該怎樣做才能讓我們公司擺脫困境呢”這種在研討會開始后就馬上進入正題的做法是不合適的。首先應該從能夠調動參加者發言積極性的活動開始。

　　如果不進行“大家認為我們公司現在處于何種狀態”這樣的關于現狀認識程度的磋商就進入主題討論的話，研討會就會以一堆雜亂無章、自我滿足的所謂“解決對策”作為“成果”而告終。為了避免類似情況的發生，必須事先深入研究活動內容、主題、時間表以及活動所需道具等計劃性工作。確定這些內容的工作就是程序設計。可以想象成制定一張張的研討會進度表。

　　若時間跨度更大，則需要制定整個團隊活動的計劃。例如，在大規模的組織變革活動中，根據討論的進展情況，需要舉辦多次研討會，同時還需要進行經營數據的分析工作，向領導或利益相關者報告并做好前期溝通工作，以及發送E-mail雜志等后續跟進工作。有時將設計這些全體內容的工作稱為流程設計。

　　筆者在本書中，想圍繞短期程序設計這個核心進行闡述說明，并把長期流程設計的要素貫穿其中進行介紹。因為兩者并沒有明確的界定標準，所以采用流程設計的要素舉辦研討會的例子也并不少見。

　　主持人——掌舵者

　　如果事先合理組建團隊，并準備好仔細推敲而得到的程序，研討會肯定可以達到預期的目標。然而，在現實中很少能按照腳本實施。因此，能夠在現場靈活應對情況的主持人作為研討會的第三個要素，就顯得十分重要。最后，要求“掌舵”研討會的主持人具有隨機應變的能力。

　　主持人的作用涉及很多方面，但如果從研討會設計的角度考慮，可以概括為以下三點：

　　1）給團隊和程序“添加佐料”

　　如果用烹飪作比喻的話，那么程序只不過是食譜，根據廚師的手藝不同，烹制出的菜肴的味道會有很大差別。例如，即使實施相同的頭腦風暴方法，漠不關心地說“那么請按照程序進行”和熱情高漲地鼓勵道“目標是100個哦”這兩種方式，其產生的創意的質和量會有很大不同。

　　主持人的事先指示、調動氣氛的方法、在討論過程中的干預和鼓勵、后續跟進工作和意義總結等，在很大程度上影響著“味道”。因此，主持人的行事和態度確實影響著研討會。

　　2）化解團隊內和程序中無法應對的事態

　　處理設計階段中未能預見的事態，這也是主持人的職責所在。例如：某人開始長篇大論，妨礙其他人的發言。此時，為保證全體人員都有發言的機會，可以按順序點名，制定“每人發言3分鐘”的規則進行應對。

　　此外，主持人還需要處理妨礙團隊活動的違規行為、修正論點分歧、維護少數意見、促使參加者直面對立觀點等。程序是否按設計好的計劃推進，取決于主持人隨機應變的本領。

　　3）靈活調整團隊和程序

　　如果突發事態變得嚴重，有時應該對團隊或程序進行變更。常見的情況是：原計劃討論兩個議題，結果討論的氣氛比預想的熱烈，于是大家希望僅對其中的一個議題進行深入討論。此時主持人應采取商量的態度：“深入討論一個議題的話，另一個議題留待下次解決，可以呀？”從而靈活地改變程序。

　　此外，還可以采取改變主題、改變活動方式和順序、變更時間表、刪減（增加）活動、更換會場等一系列的處理方式。評估程序的優劣之處，考慮是否變更以及如何變更，當場調整好程序。

　　重點是程序還是主持人？

　　本書接下來的內容皆是以研討會的設計為焦點進行論述。換言之，即是把以團隊及程序為對象的事先準備工作作為主體內容。

　　我希望各位讀者不要誤解，所謂的精心安排，并不意味著無視參加人員、討論情況而一味照著既定程序來推進研討會。就如筆者一開始所述，研討會的根本意義是發掘此時此地產生的創新性成果。要信賴現場的潛力，把決定研討會動向的主導權交給現場，這樣的態度最為重要。

　　盡管如此，但如果說事先安排沒有價值，那就大錯特錯了。相反，正因為期待產生創新的點子，事先的安排工作才顯得更為重要。請思考一下，成員選擇、環境布置、適合的活動內容以及主題排序等針對活動內容的精心創意，都極大地豐富了互動作用。

　　反之，也有諸如“因為有主持人在現場應對，所以不需要事先精心安排”的意見。也有人說：“如果事先精心安排，就有可能妨礙研討會現場的進展情況。”

　　然而，主持人之所以能夠隨機應變地處理現場狀況，難道不是因為事先強化概念、在頭腦中預見了在研討會中可能出現的各種進展情況嗎？做好充分準備，把不在計劃之中的實際情況視為樂趣——這就是研討會的基本立足點。因此，設計團隊和程序的技巧不可或缺。

　　盡管如此，主持人影響研討會的方面也很多，本書最后會對主持人的態度和思想準備（精神）進行分析討論。而有關主持人的實踐技術（技巧），建議各位讀者通過其他書籍進行學習。

　　本文摘自《向會議要效益1：好會議是策劃出來的》（東方出版社）