奧聯網：肖暮雨

　　杜拉克關于時間管理問題，有著非常精辟的論述。我們可以透過杜氏論述，了解時間管理的主要內容：

　　關于管理者任務的許多討論，都建議從做好自己工作的計劃開始。這種說法顯然是有道理的。糟糕的是，管理者的工作計劃很少發生作用。有效的管理者不是從他們的任務開始，而是從他們的時間開始。然后，他們嘗試管理他們的時間，減少用于非生產性需求方面的時間。最后，他們盡可能地把“分散的”時間，集中成為整段時間。這個過程可以分成以下三個步驟：記錄時間、管理時間、集中時間。

　　一、 對管理者的時間需求 

　　管理者經常受到各種壓力，把時間花在一些非生產性的活動上，白白浪費時間。任何一個管理者，不論他是不是經理，總有許多時間用在那些毫無貢獻的工作上。他在組織中的地位越高，組織對他的時間需求就越大。每一個知識工作者，特別是每一個管理者，要想有效，就需要設法把時間安排成整段利用。如果把時間分割零星使用，即使總時數相同，時間還是覺得不夠用。特別是同別人共同工作時，更需要考慮時間的利用問題，當然這是管理者工作的中心任務。知識工作者要想取得成果和成績，必須重視整個組織的成果和成績的目標，這就是說，他還得勻出時間來，把他的視線由工作轉到成果上，由他的專業轉到可以出成績的外界環境上。組織本身的需求，人事問題的需求，以及創新變革的時間的需求，日益要求管理者重視管理好他們的時間，但是，管理者如果不首先了解自己的時間用到什么地方去了，也就不能管理好他們的時間。

　　二、 時間判斷

　　要提高管理者的工作有效性，第一步就是要記錄實際利用的時間。許多有效的管理者經常保持這樣一份時間記錄簿，而且每月定期地拿出來查閱，或者至少，以三至四星期為一個記錄時間段，一年內記錄兩三個時間段。有了這樣的時間記錄簿，他們便可以重新考慮和安排他們的時程表。這樣經過六個月以后，他們往往發現，時間都浪費在一些瑣事上。第二步是要做到系統地管理時間，我們必須發現那些非生產性的浪費時間的活動，并且盡可能地取消這類活動，這就要求向自己提出三個判斷性的問題：

　　1．首先應該認定和排除哪些是根本沒有必要去做的事，哪些事做了純粹不過是浪費時間，不會有任何成效。

　　2．其次的問題是：在我的時間記錄簿上所記載的那些活動中，哪些活動是可以請別人辦，照樣可以做得好的。

　　3．浪費時間的重要因素，大都是管理者本身可以控制和消除的。否則，那就是管理者自己在浪費別人的時間。

　　三、 消除時間浪費

　　上面介紹的關于浪費時間的三種判斷性問題，對每個管理者都是有一定作用的。也是每一個知識工作者和管理者應該反躬自問的問題。但管理者的時間的浪費有時是由管理不善和組織缺陷所造成的。管理不善會浪費每個人的時間，尤其是浪費管理者的時間。

　　1．首要的是先要確定哪些是由于沒有規章制度和缺少遠見所造成的浪費，其中最明顯的癥狀就是機構中反復出現的同樣的“危機”。

　　2．時間的浪費是由于人員過多。人員過多有一個較可靠的征兆。那就是，如果某一單位的高級領導，特別是主管人員需要花一部分（哪怕是十分之一）的時間，來處理人際關系，處理糾葛和摩擦，處理裁決爭執和協作等等，那么，這個單位的人員肯定是過多了。

　　3．另一個常見的時間浪費的原因，是組織不健全，其特征是會議太多。一般來說，一個管理者，絕不能讓會議占去他的主要時間。會議太多，就表明職務結構不善和組織部門設置不當，會議太多還表明，本來是一項工作，或一個部門就可完成的工作，卻被分為幾項工作或分散到幾個部門里去了。這同時也說明職責不清，因而不能將信息傳達到真正需要它的人員手中。

　　4．最后項時間浪費的因素是信息不靈。同樣普遍的是，信息錯誤傳遞，它的后果更為嚴重。

　　四、 掌握自己自由支配的時間 

　　管理者通過對自己時間的記錄和分析，然后去掌握它就能確定在主要業務上，要花多少時間，有多少時間可以自由支配用在貢獻較大的大事上。因此，一個有效的管理者一定知道必須集中使用他的自由時間，知道他需要整段的時間，而零星片斷的時間等于沒有時間。所以，時間管理的最后一個步驟就是，將在正常情況下根據記錄和分析時間所得知的可以由管理者自行掌握的零散時間集中起來使用。關于怎樣集中使用時間，有許多辦法，如有的人（通常是高級人員），每星期在家里工作一天。也有的人是有計劃地安排好整個業務工作時間：將會議、批閱文件、研究問題等例行工作安排在一個星期的兩天集中處理（如在星期一和星期五），而其他日子的上午時間則固定下來，用來處理工作中的重大問題。另外一種相當普遍的方法就是，每天上午都安排一段在家里辦公的時間。

　　所有有效管理者對控制和管理時間都會持之以恒，他們不僅支持記錄時間和定期分析時間，還根據自己自由支配的時間，對每一項重大工作確定一個完成的期限。“認識你自己”，這是稱贊智者的古老箴言，對于凡人則是太難做到了。但是，“認識你的時間”，只要一個人肯做，是能做到的，而且這也是通向成功和有效性之路。