企業大部分問題都可以歸結為溝通問題,溝通也是一個歷久彌新的老大難問題。的確,溝通要遵循很多基本原則,諸如:營造環境、耐心傾聽、平等對話、換位思考、表達明晰、及時反饋等等。
很少有人反對溝通中的基本原則,但是現實中的溝通問題,依然糾結難解。說明光有原則遠遠不夠,還需要找到切實可行的方法,把原則落實到行動中去。顯然,落實溝通原則比了解溝通原則,要困難很多。
互聯網的飛速發展,也讓軟件開發站在了時代的浪尖之上。軟件開發是一項多行業、多工種協作配合的創造性活動,風險極高。從團隊組建到項目結束,處處都是陷阱和危機。稍有不慎,就會全盤皆輸。為了提高軟件開發的效率和成功率,一門新的學科“軟件工程”應運而生,也相繼出現了多種軟件開發模式,諸如CMM、CMMI、RUP、Agile等等。軟件工程自1969年誕生以來,看似花樣百出,實際上面對和解決的依然是古老的溝通問題。
越來越多的軟件開發團隊,在嘗試Agile敏捷開發過程。如果繼續細分,敏捷開發過程又包含了多種模式,如AMDD、AUP、XP、FDD、Scrum、OpenUP等等。拋開其中的細節,會發現各種敏捷開發模式,都把“溝通”放在核心位置,而且都不約而同地推出了各種各樣的溝通“儀式”。用看似輕松、有趣、兒童化、游戲化的溝通儀式,讓溝通無處不在、無時不在。
溝通的儀式,在實際溝通中至關重要,卻又常常被忽視。
讓我們看看敏捷開發過程中的幾個小儀式。
先看團隊組建。
團隊是溝通的前提,敏捷團隊應該是完整的, 包含和項目相關的所有人員。產品、開發、測試、運營、客服,不分高低貴賤,全部都要進來團隊。團隊人員不能多,十人以上就要考慮拆分。寧愿多個小團隊,不要一個大團隊。
團隊應該坐在一起。同一個城市、同一個房間、相鄰的辦公桌,抬頭低頭都能見。不要相信異地協同,不要相信在家辦公。不管部門,只管團隊,屬于一個團隊,就坐在一起工作。
團隊的溝通方式應該原始一些,最好是言語和眼神,其次是白板和卡片,最后考慮文檔和郵件。
除了在公司一起工作,團隊也應該一起外出活動。喝咖啡、看電影、唱歌、旅游。不要小看這些小動作,經年累月地堅持下來,團隊就會逐漸變得有凝聚力和戰斗力。
再看立式晨會。
任何團隊都要開會,開會本身也深刻地反映出了一個團隊真實的文化氛圍。敏捷團隊應該每天在一個固定的時間開會。是每天,而不是臨時召集。是固定時間,而不是臨時協商。團隊不能堅持每日開會,最常用的借口是工作很忙,時間很寶貴,天天開會很浪費時間,團隊有必要的時候一定會開會。看似很完美的借口,如果把會議當成喝水、吃飯、睡覺、做禮拜等等必須完成的事情,就一定能擠出時間。
敏捷團隊應該站著開會。只有團隊成員,杜絕不相關的人員旁聽。所有人員都站著,不用考慮職位,不用排定座次。站在一起說話,廢話就少,整個會議容易控制在15分鐘之內。
每個成員應該依次發言。準備一個道具,比如玩具小熊,開會時候依次傳遞。誰拿著道具誰才可以說話,沒拿著道具的先閉上嘴。有些領導廢話多,習慣隨時插話,三分鐘能討論清楚的,彎來繞去能扯上三小時。
用真實的道具,確保團隊所有成員都能依次、完整地發言,是避免會議冗長無序的好方法。退一萬步說,團隊中真有馬云、周鴻祎這樣的“超級侃爺”,每天也只能在固定的時間“禍害”一個小團隊。舍小我,為大我,這已經為其他團隊、為公司,做出了巨大貢獻。
發言三件事。昨天做了什么,今天要做什么,需要哪些資源。說清楚這三件事,不需要上網查詢資料,不需要絞盡腦汁編撰。做了啥直說,沒做啥不說。
只需要幾次嘗試,團隊成員基本就能開好立式晨會啦。
最后說說工作看板。
讓工作看得見,一直都是管理者的夢想。豐田的精益管理做到了,卡普蘭和諾頓的平衡計分卡、戰略地圖做到了,敏捷開發過程也做到了。做法不同,思想相通,而且比預想的簡單很多。
準備一塊看板。不是做一個軟件系統,不是找一臺顯示器,就是墻上一塊實實在在的板子,白板黑板都行。
準備一堆便簽。能夠寫字,能夠粘在前面準備的看板上。怕粘不住,就再準備幾盒圖釘,把便簽釘在看板上。
成員都來寫便簽。團隊每個成員,自己寫自己的工作。不是領導分派,不是同事指定。自己把自己要做的事情,寫在便簽上。前面說的每日晨會,結合便簽,就更容易說清那三件事了。當然,團隊成員如何在一起清理要做的任務、如何讓每個成員都知道任務的真實含義、如何把任務寫到便簽上、如何讓團隊成員自己認領已有的任務,敏捷開發流程有自己獨特的方法,這些方法一點都不神秘,就像幼兒園大班的孩子一起游戲,雖然很“幼稚”,但是很可行,很有趣。
便簽貼在看板上。這應該是敏捷開發過程中最有“技術含量”的事情了,看板可以分成四個區域:要做的事情、正在做的事情、做完了的事情、不再做的事情。每天的晨會,說完三件事之后,就是自己移動便簽了。正在做的便簽,貼到“正在做的事情”那一欄,做完了的便簽,貼到“做完了的事情”那一欄。
工作看板很簡單,但是團隊之外的任何人,也可以一眼看出整個項目的進展。簡單,但是神奇。或者說,因為簡單,所以神奇。
第一次接觸敏捷開發過程,很容易產生一種錯覺:這是不是太兒戲了。的確,敏捷過程追求的,就是讓復雜的軟件開發,變得像兒童游戲那樣簡單、那樣有趣。
進一步學習,會發現敏捷過程非常非常強調溝通。整個開發過程,就是通過一個一個的小小“儀式”,來切切實實地把溝通落到實處。
儀式,可以培養和強化習慣,習慣可以轉變為信仰,信仰蘊含著無窮的力量。宗教,為什么如此成功,除了錘煉千年的理論體系,那些延續千年的儀式,也是極為重要的因素。對于很多信眾而言,信仰建立的過程,更多是對儀式儀軌,從陌生到熟悉、從熟悉到依賴的過程。
儀式,比原則更容易被大多數人接受。儀式,簡單可重復,更容易帶給成員安全感、認同感。我們太過強調空洞的原則,效果堪憂,不如輔之以簡單可行的儀式,也許會更有效果。
溝通,需要原則,需要儀式,更需要對儀式的堅持。