在培訓采購和供應鏈管理時,我有個案例,專門討論如何提高預測的準確度。每每談到哪個職能該做預測、哪個職能該對預測準確度負責時,鮮有例外,大家的矛頭所指都是銷售。原因很簡單:銷售離需求最近,最了解需求,所以處于最合適的地位做預測,自然也該對預測的準確度負責了。這聽上去很有道理,其實是個誤區。
先說離需求近。銷售是離客戶最近,但一個產品,尤其在大公司,可能有多個銷售負責多個客戶、門店:如果讓多個銷售都做預測,合起來成為產品的總預測,預測的準確度就注定不高;如果讓其中一個銷售統一為這個產品預測,除了自己的客戶,他對別的客戶需求不熟悉,面臨的問題就與我們的計劃人員沒有兩樣。此外,因為預測是銷售的**,銷售的績效主要看銷售額與利潤率,你可以把預測準確度作為一個考核指標,但對任何一個銷售來說,這只是個輔助指標,所以不會得到足夠的重視;如果讓預測的準確度成為該銷售的主要績效指標,那么他的銷售任務必將大幅縮減,所能接觸的客戶也就更少,導致"銷售離需求近"的優勢全面消失,客戶端的主要信息還是得通過別的銷售獲得,這個人就勢必成為負責預測的專職人員,也就是說,計劃人員。企業里的計劃職能也可能是這樣來的。
再說能力。預測的基本功是數據分析,即在需求歷史的基礎上,通過建模,預測未來的需求。數據分析并不是銷售的特長----銷售的天職是跟人打交道,社交能力高于分析能力,做預測以拍腦袋為主。在缺乏數據分析的情況下,拍腦袋注定得不到高質量的預測。從能力上講,計劃和銷售可以說是兩個極端:計劃是數據驅動,典型的分析型決策,通俗點講就是有點像計算機;銷售是直覺判斷,典型的直覺型決策,通俗地講就是拍腦袋。分析型和直覺型是決策方法上的兩個極端,單純一種方法沒法做出高質量的決策:因為缺乏對業務的直接經驗,計劃做的預測往往不切合實際;因為缺少數據分析,銷售做的預測往往是拍腦袋。企業在提高預測準確度上鮮有建樹,常常就是因為游走在這兩個極端,沒有意識到好的預測需要集成銷售和計劃的能力。
用一句話來總結,好的預測是"由事實開始,由判斷結束"----先從數據分析開始,通過數據模型,比如平均移動法、指數平滑法等得出基本的預測(計劃是這方面的專家),再加入職業判斷,比如某個產品有促銷計劃,那就在過去三個月的銷量基礎上上浮30%(銷售是這方面的專家)。數據分析加上職業判斷,才會產生最好的預測。這就是說,好的預測是銷售和計劃相結合的產物。在這里,計劃埋頭數據分析,主要跟已經發生了歷史數據打交道;銷售注重直覺,彌補歷史數據的不足。從職能的角度看,銷售的眼睛是朝前看的,關注的重點是還沒有發生過的;計劃的眼睛是朝后看的,關注更多的是已經發生過的。銷售與運營計劃(S&OP)的一個根本目標就是促進銷售與計劃的結合,以便把已知的和未知的緊密結合,在公司層面產生最高質量的預測計劃。
那么,究竟哪個職能應該對預測和預測的準確度負責?計劃。預測是在歷史數據的基礎上,整合銷售、產品和供應鏈的知識,對未來業務量做出的判斷,而計劃是這一系列活動的核心,把各個職能粘合起來。作為一個獨立的職能,預測是計劃的根本任務之一,所以應該對預測負責。相反,銷售的根本任務是銷量和利潤率,不是預測,所以要給預測找個唯一責任人的話,這就是計劃而不是銷售。
這里要強調的是,在預測準確度的責任機制上,要建立層層問責制:預測準確度太低造成業務損失或庫存積壓,計劃是第一責任人;如果根源是銷售,則進一步拿銷售是問。一提起預測的準確度問題,人們就容易把手指向銷售,貌似銷售是預測的決定因素,其實在大多情況下,預測并不需要多少銷售端的信息,因為大多企業是以重復性業務為主,歷史需求已經蘊藏了豐富的信息,分析得當,便能制定不錯的預測。即使預測不準,還有安全庫存來應對----由于計劃的能力問題,安全庫存往往設置不合理,造成短缺或過剩,又一個典型的計劃問題。我管理全球計劃團隊八年,對此深有體會。即便有時候需求異動較大,也往往是因為計劃沒有與銷售定期溝通----銷售沒說,打他們的板子;計劃沒問,同樣罪在不赦:銷售整天忙于救火,應對客戶和消費者的種種問題,活在當下,對未來的事往往不能及時告知計劃;計劃的天職是著眼未來,應該建立與銷售定期、不定期溝通的機制,及時探知可能發生的需求異動。很多時候,表面上看是銷售沒說,其實是計劃沒有建立與銷售的有效溝通機制,沒有及時問。
對于預測的準確度問題,計劃習慣性地往銷售頭上推,其實是走阻力最小的路。用英語里的一句話講,就是the path of least resistance:計劃怪銷售,銷售怪客戶,而凡事不管有多大,一旦到了客戶頭上,就不了了之了----誰又能拿客戶怎么樣呢?所以這就是屢屢上演的場景:預測不準,造成短缺或過剩,大家把矛頭指向計劃;計劃呢,總能找到客戶需求方面的問題,把責任推到銷售頭上,完成壓力轉移;而銷售呢,想都不想就推到客戶頭上了,于是這壓力就消失在棉花堆里了。這對大家來說都是最"合理"、最"安全"的做法。但結果呢,就是形成企業的受害者文化----每個職能都覺得自己是受害者,沒法形成真正的責任機制。
而這責任機制呢,就是上面提到的層層問責制:預測不準造成業務損失或庫存積壓,計劃首當其沖得"挨板子"(比如沒了獎金);計劃挨了板子后,繼續追溯責任,一級一級打板子:如果根源是銷售對客戶的大規模異動管控不力,或者促銷計劃沒有及時通知計劃和供應鏈,那銷售也得挨板子,在績效考核上受到影響。
不真的打板子,就不可能建立真正的問責機制。這就如我小的時候,一般家庭孩子比較多,幾個孩子經常一起淘氣,干了壞事。媽媽一問,大孩子的自然反應就是往最小的弟弟妹妹身上推,因為他們知道,小孩子不懂事,干傻事,爸媽一般不會拿最小的孩子怎么樣。有經驗的媽媽自然熟知這一伎倆,解決方案呢就是先打大孩子們屁股,然后給小的孩子一頓巴掌,如果這壞事果真是小的所為。她的邏輯很簡單,但有頗有道理:小的孩子干壞事,要么是大的孩子慫恿,要么是大的沒有管好小的,要么是大孩子在栽贓小孩子。不管怎么樣,大孩子是主要矛盾所在,所以注定先挨打。光打大的不打小的也不行,如果這壞事果真是小的做的話:小的孩子也要認識到,自己要對自己的行為負責,不懂事不能成為借口,而這挨打就是反饋機制,也是小的孩子學懂事的過程。否則呢,小的孩子就會"以小賣小",故意干壞事,也就是說"被慣壞了"。
計劃和銷售的關系,其實就如大孩子與小孩子的關系。預測做砸了就如小孩子們干了壞事,計劃是主要的根源所在,要么是對數據分析不當,決策質量不高;要么是對銷售、供應鏈等相關職能管理不力,沒有及時獲得高質量的輸入信息----表面上是銷售沒有及時說,其實是計劃沒有及時問,不能因為前者而忽視了后者。所以,預測失敗,計劃是第一責任人,要挨板子。但如果根源是銷售,銷售的板子則不能不挨,否則銷售就成了慣壞的孩子,提供的預測信息就會越來越不準,對待預測的態度會越來越不嚴肅,造成更多的庫存問題。
本土企業常犯的錯誤呢,就是銷售是強勢職能,問責機制很難建立,尤其是企業的領導人本身是主管銷售的情況下。我曾經親身坐在一個會議里,問題明明是銷售造成的,但"禿子頭上的虱子就是沒法捉",因為負責銷售的是公司的二把手,就在會議里坐著呢,而負責追溯問題根源的計劃呢,就只能不痛不癢,專打蒼蠅,不打老虎,談幾件小事拉倒。幾十億的大企業如此,規模小的企業就更別說了。
既然銷售的問責機制沒法建立,企業面臨的選擇就只剩下兩個:(1)繼續維持對計劃的問責機制,就如光打大孩子,不打小孩子,時間長了,小孩子胡作非為,大孩子管也管不了,就成了受害者。計劃職能兩頭受氣,越來越弱勢,員工滿意度越來越低,別的職能一有機會就跳槽,成了一個人在公司的最后一站,而預測本身呢則是"垃圾進垃圾出",質量自然也是越來越差;(2)為了維持公平,也放棄了對計劃的問責機制,或者表面上有問責機制,但沒有實質性的舉措,比如打板子,就成了供應鏈怪計劃,計劃怪銷售,銷售怪客戶,最后不了了之,結果呢,預測變成兒戲,注定是越做越爛。兩種結果都不符合企業的長遠利益。