在現代管理理論中，企業內部的信息溝通是管理的一項重要內容。組織內部有效的溝通主要作用在于把許多獨立的個人、群體聯系起來，組織起來，形成一個整體。它有利于形成良好的文化氛圍，有利于統一組織成員的思想和行動，以保證組織目標的實現，有利于組織成員之間的信息傳播，從而對知識的傳播、生產、應用起到不可替代的作用。所以，信息溝通是有效領導者最經常性的活動，是群體心理與行為的重要方面。
溝通的程序與步驟
溝通是指人與人之間的交流，它通過兩個或更多人之間進行關于事實、思想、意見和感情等方面的交流，以取得相互之間的了解，形成良好的人際關系。這種溝通的特殊性在于，它不僅僅是單純的消息的交流，還有情感、思想、態度和觀點的交流。由于人們的知識、經歷、職業和政治觀點的不同，溝通過程會出現不利于信息傳遞的心理障礙。
有效的溝通除了要靠信息的正確傳遞外，還要靠對信息的準確理解，而很多組織中的管理人員只注意前者而忽視后者。在他們看來，所謂的信息溝通只是“傳送”問題，即把信息由一個人傳遞給另一個人手中而已。而并沒有考慮到接收信息的人是否理解，是否接受。這樣的溝通是很難奏效的。有效的信息溝通包括四個步驟：注意、理解、接受和行動。
注意，是指接收信息的人專心傾聽信息。要做到這一點就必須保證接收信息的人在溝通過程中專心致志，而不是三心二意。否則信息溝通就無從談起。
理解，是指接收信息的人能夠掌握所收到的信息的真正含義。要做到這一點，發出信息時應以對方真正理解為準，而不應以自己是否發出為標準。
接受，是指接收信息人愿意按信息要求辦事。對發出信息的人來說，應想辦法排除接收信息人對信息的不信任感。
行動，是指接收信息的接收者接接收的信息來執行。要做到這一點，發出信息的人要幫助接收信息的人克服在執行中遇到的各種困難，并給予必要的督促和檢查。此外還有關于溝通效果的反饋過程。
溝通渠道
管理者從事信息傳遞和接收，一般有正式渠道和非正式渠道兩種。
正式渠道。就是通過組織明文規定的渠道進行信息傳遞和交流。如組織規定的匯報制度，會議制度，上級的指示接組織系統逐級傳達，下級的情況逐級上報等。它包括自上而下的溝通、自下而上的溝通和平行溝通等形式。
自上而下的溝通是由主管人員將組織目標、規章制度、工作程序傳遞給下屆人員，溝通方式有：各種會議、報告、通告、公司手冊、公司刊物，等。這種溝通的作用有：為有關工作下指示；為了解工作任務與其他任務的關系，給下屆人員提供有關資料；給下屬反饋其工作績效；對員工闡明組織目標，增強其任務感和責任心。此外，這種溝通方式還可以協調組織各層次之間的活動，進而增大各層次之間的聯系。這種溝通形式的缺點是，易于形成命令支配型的文化氛圍，影響土氣。對于下屬人員是一種負擔；逐級傳遞信息有曲解、誤解和擱置的現象，這種信息失真的現象會隨著所涉及的人數的增加而增加。
自下而上的溝通。是指下級的意見、信息向上級反映。它的信息傳遞方式包括：建議制度、員工接待制度、職工函件、委員會議等。這種溝通是管理者從下屬人中得到信息的一條重要途徑。
平等溝通與斜向溝通。平等溝通是始組織結構中同處于一層上的個人或群體之間的溝通，比如一個公司經理下的幾個副手之間的溝通就屬此例。斜向溝通是非屬同一層級上的個體或群體之間的溝通。
非正式溝通，是正式溝通渠道之外進行的信息傳遞與交流。例如企業中員工的私下交換意見，議論某人某事等。實際上，在一個組織中非正式的溝通占了很大的比重。非正式渠道傳播的信息雖有許多不確切的成分，但也不乏有價值的東西，有些甚至比正式渠道傳遞的信息更真實，更有效。因為它往往靠的是較為直接的渠道，沒有經過過濾和曲解，是企業領導者了解企情民意的最好渠道。管理者可以做為正式溝通渠道的補充，認真對待，充分利用。
溝通方式
最常用的有書面溝通、口頭溝通和網絡溝通。
在書面溝通中較常用的是報告書、墻報、公司手冊、內部刊物。這種方式的優點是便于反復閱讀、仔細推敲，利于長期保存和查詢，并能夠保持傳遞信息的準確性。缺點是需要一定的制做成本，不易隨著客觀環境的變化而及時修改。文字表達能力較差的信息發布者，可能使接收者難以理解，需要通過口頭溝通的渠道加以補充。
口頭溝通就是人與人之間的言談。它的優點是傳遞速度快，效率高、效果好。形式有會議講話、面對面的晤談、電話洽談等。其中以面對面的交談最為有效，溝通雙方可以直接向對方傳遞信息，遇有不同意見可以協商，對方理解木透之處可以仔細切磋。更為重要的是，可以用調動情感、身體語言來正確傳遞自己所要傳遞的信息，同時還可以了解對方的態度和
反映。
信息技術與電腦網絡技術的發展，為組織成員之間的溝通創造了一種新的形式。網絡溝通的特點就在于超時間性、超地域性和溝通雙方的互動性。通過互聯網，一臺電腦可以將任何時間任何地點需要溝通的雙方聯系起來，傳遞信息速度之快方法之便是以往任何工具不能比擬的。互聯網的最拿手之處還在于，無論身在何處，溝通雙方可以通過網絡進行“面談式”交流。施樂公司通過建立公司內部網，在企業內部實現了快速有效的溝通。安達信公司開發的網絡系統，將其下屬的遍布76個國家、360個分支機構的8萬多名員工連接起來。它使得公司的專家不論身在世界上任何一個地方，都能指導工作，為用戶解決問題。
有效溝通的原則和方法
一是明確的原則。當信息溝通所用的語言和傳遞方式能夠被接收者所理解時，我們就認為它是明確的信息。明確的信息才能起到溝通的效果，所以，溝通過程中要運用通俗易懂的語言。對自己發布的信息用別人能夠理解的文字、語言、口氣來表達，是信息發布者的責任。它要求發布者有較高的語言表達和文字表達能力，并熟悉其下級、同級和上級所用的語言。在企業內，有各層次的管理人員，有普通工人和專業技術人員，在信息發布中應根據不同的對象采用不同的語言。面向普通員工的信息溝通要注意將各種專業術語和技術語言通俗化。領導講話更要以讓人聽懂為目標，有些領導者在講話中故意賣弄學問高深，專揀一些時髦的、晦澀難懂的詞句來唬人，這種溝通只能起到相反的作用。
二要提高信任度。信任是溝通的基礎和前提，作為一個企業領導者能夠取得員工的信任，對保持企業內的良好溝通渠道和溝通效果具有重要影響。試想，一個自身作風拖拉的人，在溝通中要求別人雷厲風行，有誰去聽。一個貪污腐化的領導者，要求員工愛廠如家，豈不讓人笑掉大牙。
三要創造良好的溝通氛圍，其中構建適應時代要求的企業文化尤為重要。在有些企業里，管理者往往重硬件輕軟件。一說信息溝通，就是要花錢購買計算機系統，建立電腦網絡，實際上，創造利于溝通的氛圍比硬件更重要。試想，在一個官僚機構林立，獨斷專行，盛氣凌人風行的組織中，有誰愿意進行交流呢？從一些成功企業的實踐來看，組織成員間的互相尊重，是有效溝通的基礎。上級管理人員放下架子，充分表達尊重的意愿，才能打消下級的顧慮，使之愿意進行交流。此外，對通過有效溝通，進行技術創新、管理創新的組織成員進行適當的鼓勵，也是十分必要的。在具體操作上，建立企業中的“建議制度”、“廠長接待日制度”、“企業信息公開發布制度”，對內部溝通是大有裨益的。此外，要善于利用非正式溝通渠道作為正式渠道的補充。
美國管理協會曾提出了一套被稱為“良好溝通的十項建議”，分別是：1、溝通前要把要領澄清。對一項信息能作一個系統的分析，溝通才能明確清楚。2、發出信息的人確定溝通目標。3、研究環境和人的性格等情況。4、聽取他人意見，計劃溝通內容。5、選擇溝通時采取的態度、語言和表情等。6、及時獲取下屬的反饋。7、保持傳遞資料的準確可靠。8、既要注意切合當前需要，又要注意長遠目標的配合。9、言行一致。10、聽取他人的意見要專心。要成為一名“好聽眾”，只有這樣才能了解對方的原意。這些原則可以作為企業實現有效溝通的參考。
