部門員工經常要送一些文件材料、帳務單據給小A審核，這些材料一般都是員工草擬，由于個人文字能力、信息掌握程度、上級意圖領會等原因，往往存在各種問題。

小A想仔細看看、把好關，但一則這些材料很多都是上面領導催得急的，員工恨不得拿來就要簽；二則自己的工作本身就多，用于審核材料的時間也是見縫插針。所以很多時候隨手翻一翻就簽了。

“常在河邊走，哪有不濕足”，領導幾次看到送上去的材料有“明顯問題”，批評了小A。于是小A想如何做好文件材料的把關初審工作。

小A梳理了自己日常工作中經手的材料，反復思索后總結了自己的審簽注意事項：

一是先分類：

為什么先是分類呢？因為管理者可以粗略分出日常性的、重要性的文件，或者緊急的、不緊急的文件。經此一分，重要的、緊急的當然優先處理、加強關注，其余的材料可以先放一放，或者可做常規處置。還有一種，是沒有充分依據的材料，必須退回補充研究后才簽。

二是看內容：

看內容要看這幾個關鍵；一是題目，特別是應用類**，比如報告、請示類的，題目一定要清晰準確——在題目上出問題的概率很大。二是看結構，一般要按三段法來寫：一寫背景，二寫問題，三寫建議，簡單明了，不要弄復雜。三是看最后的建議，是不是把領導的意圖體現了，說清楚沒有。

三是看格式：

一般不必審核材料的文字格式，主要是看前面的主送單位、后面的時間和報告單位等，有沒有明顯的錯誤。如果有附件，還要看一看附件的材料質量。使用簽批頁的文件，要看看簽批頁是否混用。

四是看程序：

主要是看簽批的程序對不對，有沒有簽批依據，有沒有漏簽的，有沒有時間簽得不對的，有沒有簽了名字沒簽意見的。簽字本身就是體現公司的管理流程，所以本級管理者在簽署自己的意見之前，必須認真閱讀前面各級管理者的簽批意見，如果不清楚或有明顯不同意見的應該溝通后再做處理。